Każdy, kto pracuje w międzynarodowym środowisku, powinien czuć się swobodnie i naturalnie w meandrach biznesowej korespondencji w języku angielskim. To, jak rozpoczniesz wiadomość, może zaważyć na całym tonie rozmowy, skuteczności oraz Twoim wizerunku. Język biznesowy, zwłaszcza w kontaktach międzynarodowych, ma swoją specyfikę – w zależności od kontekstu, osoby, z którą korespondujesz, czy stopnia formalności, będziesz musiał(a) zdecydować, jaki styl będzie najbardziej adekwatny: formalny czy nieformalny. W artykule „Jak zacząć email biznesowy po angielsku” rozpisuję zwroty i wyrażenia, które pomagą Tobie zaadresować odbiorcę wiadomości oraz wprowadzić temat.
Formalny email biznesowy
Formalne emaile biznesowe są najczęściej wykorzystywane, kiedy kontaktujesz się z kimś, kogo nie znasz osobiście, współpracownikiem wyższego szczebla, klientem lub partnerem biznesowym. Kluczowa w takiej korespondencji jest odpowiednia etykieta i profesjonalizm. Warto jednak zauważyć, że na styl ma również wpływ branża oraz kultura organizacyjna. Lepiej, jednak na wstępie zacząć z wyższej noty i w kolejnych wiadomościach zejść do stylu mniej formalnego, gdy zauważymy, że takim stylem posługuje się druga strona, niż zacząć nieformalnie i niechcący obrazić adresata.
Jak adresować konkretną osobę?
- Dear Mr./Ms. – To najbardziej klasyczna i uniwersalna forma, którą możesz zastosować, gdy chcesz skontaktować się bezpośrednio z daną osobą. Jest ona wysoce formalna i odpowiednia na każdą okazję, zwłaszcza gdy nie znasz adresata osobiście. Upewnij się, że używasz odpowiedniego tytułu (Mr. dla mężczyzn, Ms. dla kobiet, chyba że znasz preferowany tytuł – wtedy stosujesz Mrs.).
- Dear [Imię i Nazwisko] – Mniej formalna niż powyższa, ale wciąż bardzo profesjonalna. Można jej używać, kiedy masz już pewne relacje z osobą, do której piszesz, ale chcesz zachować formalny ton.
Jak adresować grupę osób?
- Dear Team – Jeśli piszesz do całej grupy, z którą pracujesz, „Dear Team” to dobra opcja. Jest formalna, ale zarazem bardziej osobista niż „Dear All”.
- Dear Colleagues – Stosowana najczęściej w większych organizacjach, gdy kierujesz email do grupy ludzi, ale zachowujesz formalny ton.
- To Whom It May Concern – Wyjątkowo formalna forma, używana, gdy nie masz konkretnego odbiorcy, a twój email może być przekazany do różnych osób. Jest zwrotem bezosobowym i stosuję się ją coraz rzadziej.
Kiedy używać formalnego stylu?
- Kiedy kontaktujesz się z kimś po raz pierwszy.
- W korespondencji z klientami, szefami, osobami wyższego szczebla w tradycyjnych branżach.
- W sytuacjach wymagających zachowania dystansu i szacunku.
- Gdy piszesz w imieniu firmy lub w oficjalnych sprawach.
Nieformalny email biznesowy
Nieformalny styl emaili jest bardziej odpowiedni w kontaktach z osobami, które już dobrze znasz, twoimi bezpośrednimi współpracownikami czy partnerami, z którymi utrzymujesz bliską relację. Taki styl jest bardziej swobodny i często preferuje się go w nowoczesnych i kreatywnych branżach.
Jak adresować konkretną osobę?
- Hi [Imię] – To najczęściej stosowana forma w nieformalnych emailach biznesowych, kiedy masz już bliską relację z odbiorcą.
- Hello [Imię] – Podobne do „Hi”, ale nieco bardziej neutralne. Stosuje się je w luźniejszych kontaktach.
Jak adresować grupę osób?
- Hi Team – Bardzo popularna forma w firmach, szczególnie w korespondencji wewnętrznej, kiedy adresujesz email do grupy, z którą współpracujesz na co dzień.
- Hello Everyone – Również luźne i swobodne rozpoczęcie emaila skierowanego do grupy. Jest neutralne i nadaje się na większość okazji, kiedy nie ma potrzeby zachowania formalności.
Kiedy używać nieformalnego stylu?
- W korespondencji z bliskimi współpracownikami.
- Kiedy masz regularny kontakt z adresatem i wypracowaną relację.
- W wewnętrznych wiadomościach, zwłaszcza w firmach o mniej formalnej kulturze pracy.
- Gdy piszesz do osób, które preferują luźniejszy styl komunikacji.
But first… Grzeczność
Zanim ruszymy z tematem i szczegółami, warto pamiętać o czymś, co w korespondencji zastępuje nam „How are you?” lub „What’s up?”, które nie mają na celu rzeczywistego poznania sytuacji w jakiej obecnie się znajdujesz, lecz są pewnym przedłużeniem „Hello”.
- I hope this email finds you well.
- I trust you are doing well.
- I hope everything is going smoothly on your end.
W nieformalnym emailu możemy zacząć od luźniejszego pytania, np.:
- How’s everything going?
- I hope you’re doing great.
- Hope you had a nice weekend!
Jak zacząć email biznesowy po angielsku – wprowadzenie
Pierwszy akapit to klucz do wprowadzenia całej treści. Poniżej znajdziesz 10 wyrażeń formalnych i nieformalnych, które możesz wykorzystać, zwłaszcza gdy chcesz odnieść się do wcześniejszych rozmów, raportów czy ustaleń:
- As per our conversation…
– Zgodnie z naszą rozmową… - With reference to your recent email…
– W nawiązaniu do Twojego ostatniego maila… - Concerning the project details…
– W sprawie szczegółów projektu… - In relation to our previous correspondence…
– W związku z naszą wcześniejszą korespondencją… - Regarding the upcoming meeting…
– W odniesieniu do nadchodzącego spotkania… - With regards to the deadline…
– Odnośnie terminu… - Further to our last discussion…
– W nawiązaniu do naszej ostatniej dyskusji… - In accordance with the agreement…
– Zgodnie z umową… - As discussed during the call…
– Jak omówiono podczas rozmowy… - Pursuant to the contract…
– Zgodnie z kontraktem…
Nieformalne odpowiedniki:
- As we talked about…
– Jak rozmawialiśmy… - About your last email…
– Odnośnie Twojego ostatniego maila… - Regarding the project details…
– Jeśli chodzi o szczegóły projektu… - Following up on our previous chat…
– W nawiązaniu do naszej wcześniejszej rozmowy… - About the meeting coming up…
– Jeśli chodzi o nadchodzące spotkanie… - On the topic of the deadline…
– W sprawie terminu… - After our last talk…
– Po naszej ostatniej rozmowie… - Based on what we agreed…
– Na podstawie tego, co ustaliliśmy… - As we mentioned on the call…
– Jak wspomnieliśmy podczas rozmowy… - As per the deal…
– Zgodnie z ustaleniami…
Poniżej rozpisałam przykłady adekwatne w konkretnych sytuacjach:
Rozpoczęcie współpracy
- Formalny:
- As per our recent conversation, I would like to…
- Following our meeting, I am writing to confirm…
- With regard to the discussed project, I am pleased to inform you…
- Nieformalny:
- Just a quick note following up on our last chat…
- After our meeting, I wanted to confirm…
- About the project we talked about, I’m happy to share…
Adresowanie problemu
- Formalny:
- I would like to bring to your attention an issue concerning…
- Regarding the recent issue with…
- We have encountered a challenge with…
- Nieformalny:
- Just wanted to let you know about a problem we ran into…
- There’s a bit of an issue with…
- I’ve noticed a small hiccup with…
Przełożenie spotkania
- Formalny:
- I am writing to request a reschedule of our upcoming meeting…
- Due to unforeseen circumstances, I would like to propose a new time for…
- Could we possibly move our scheduled meeting to…
- Nieformalny:
- Can we reschedule our meeting to…
- I’m afraid something came up, could we move the meeting to…
- Any chance we could push the meeting to…
Omawianie raportu
- Formalny:
- I am writing to provide an update on the report regarding…
- Following the completion of the report, I would like to discuss…
- Please find attached the latest report for your review…
- Nieformalny:
- Here’s the report I mentioned…
- Just sharing the report I worked on – let me know what you think…
- I’ve attached the report for you to check out…
Inne sytuacje
- Formalny:
- As discussed, I would like to proceed with…
- Further to our recent communication, I am writing to…
- In accordance with the agreed terms, we will…
- Nieformalny:
- Like we talked about, I’m going ahead with…
- Following up on our last chat, I just wanted to…
- As we agreed, I’m moving forward with…
Kiedy warto użyć formalnego, a kiedy nieformalnego stylu?
Wybór odpowiedniego stylu zależy głównie od relacji, jaką masz z odbiorcą, oraz od kultury organizacyjnej firmy. W środowiskach, gdzie liczy się hierarchia, tradycje i etykieta, formalny styl będzie lepszym wyborem. Natomiast w młodszych, dynamicznych firmach, gdzie stawia się na partnerskie relacje i elastyczność, nieformalny styl będzie bardziej odpowiedni.
Jeśli osoba, z którą korespondujesz, zawsze używa formalnych zwrotów, lepiej nie przechodzić na „Hi” zbyt szybko. Jeśli zaś masz regularny kontakt z kimś w luźniejszej atmosferze, nie ma potrzeby sztucznie wprowadzać nadmiernej formalności.
Podsumowując, umiejętność dostosowania tonu emaila do odbiorcy to istotny aspekt skutecznej komunikacji biznesowej. Wybór między formalnym a nieformalnym stylem zależy od relacji, kultury organizacyjnej i specyfiki sytuacji. Im więcej piszemy i próbujemy wykorzystać nowopoznanych zwrótów, tym ławiej i szybciej przyjdzie nam tworzenie treści na zawołanie.
Szukasz możliwości rozmowy po angielsku, która rozwinie Twoją kompetencję? Zapraszam na:
Jeżeli chcesz podejść do nauki bardziej kompleksowo, to zajrzyj tutaj:
Chcesz mnie lepiej poznać? Zapraszam na swój LinkedIn!